公司对外接待管理方案
一、总则
对外接待是公司行政事物和公关活动的重要部
分,为使对外接待工作规范有序,具有统一的公司形象,特制定本办法。
本办法适用于全公司各部门。
二、对外接待范围
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门,以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
接待的对象分为内宾和外宾。
三、对外接待部门
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
遇到重大接待工作和活动,可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作,有关部门要积极主动配合。
四、对外接待原则
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客人高兴而来、满意而去。
平等原则。对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调,谁出面接待谁结帐。
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费,不重复宴请,主方人数不多于宾客人数。
周到原则。接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方,并尽量不改变计划;会见时,我方主要人员要高于或等于外宾身份;会谈时,身份一般对等。
我方人员应提前到达,并在门口迎送。对会见会谈场所、座位事先精心安排,留定座位。双方人员较多、场所较大时,宜装扩音系统,桌上放置中外文座位拉。
会见的座位排列:外宾在右边,我方人员在左边。团长安排在我方交谈人右手第一位,副团长坐第二位,其他外宾可依次随便落座。
火炭时用长桌的,中外各一方,请外宾坐上方,我方主谈人坐自己一方的中间位置。
如有合影,事先安排合影图。合影一般主人居中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。
(3)宴请。
有宴会(早宴、午宴、晚宴)、招待会(冷餐会和酒会)、茶话会、工作进餐等类别。举办何种宴请活动,根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
(4)文艺晚会。
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力,安排和选定节目,根据客人身份安排好座位,一般以第七、八排座位为佳。
(5)参观游览。
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣,选择有针对性的游览项目,安排份相当的陪同人员和解说员、导游。
3.接待标准。
(1)招待官员、关系户,80~120元/人/餐。
(2)较重要官员、关系户,50~80元/人/餐。
(3)地方一般干部、外单位来人,10~30元/人/餐
(4)公司分支机构来人,15元左右/人/餐。
(5)常客,员工标准。
4.住宿安排。
招待对象
标准
审批权限
较重要官员
200~350元/天
总经理
公司分支机构
按公司标准
常客
自愿
十一、附则
1.涉及重大接待活动,需行政部门会同公关部协调执行。
2.本办法由行政部解释执行,由公司总经理颁布生效。
首先出入要登记(门岗),填写姓名身份证号码、抄出入时间(如果15:00-17:00)原因(送货等)、访问对象或部门(如仓库)、车牌号等内容
二对于送货的,要检查车辆出入厂是否有携带违禁物品,或私带我厂物料
三、出厂要安检
四、对于非袭送货人员,比如应聘的,客户、门岗要接待好,将其带入接待室,并通知接待人员(如总助、人事专zhidao员)带其入厂
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